Tôi muốn mở rộng phạm vi công việc – vì vậy tôi đã chuyển việc từ cùng ngành.

Interview

Được biết anh chuyển việc từ cùng ngành, không biết cơ duyên dẫn đến quyết định đó là gì?

Ở công việc trước đây, tôi cũng tham gia vào công việc phân loại hàng hóa cho cửa hàng tiện lợi. Mặc dù công việc mang lại cảm giác ý nghĩa trong việc đưa những sản phẩm “an toàn và đảm bảo” đến tay khách hàng, nhưng phạm vi phụ trách chỉ giới hạn ở công việc phân loại. Mong muốn được đảm nhận những công việc với phạm vi rộng hơn chính là lý do dẫn đến quyết định chuyển việc. Tại Furijiport, ngoài quản lý kho còn có quản lý vận chuyển, đồng thời quy mô hoạt động cũng lớn, vì vậy tôi cho rằng có thể vừa phát huy kinh nghiệm sẵn có vừa mở rộng phạm vi công việc.

Hiện tại, anh đang đảm nhiệm những công việc như thế nào?

Công việc hiện tại được chia thành hai mảng quản lý chính. Một là quản lý kho, bao gồm việc chỉ đạo và quản lý nhân viên thực hiện công việc phân loại trong kho, bố trí nhân sự, phân tích quy trình làm việc và lập các bảng hướng dẫn cần thiết cho công việc. Hai là quản lý vận chuyển, bao gồm việc xử lý các sự cố trong quá trình giao hàng và lập các bảng chỉ dẫn cần thiết cho hoạt động vận chuyển. Cả hai mảng công việc đều không thể thiếu sự giao tiếp với con người.

Trong những tình huống nào thì việc giao tiếp trở nên cần thiết?

Đối với công tác quản lý trong kho, cần phải cùng nhiều người trao đổi và phối hợp để cải thiện, chẳng hạn như làm thế nào để ngăn ngừa hư hỏng hay sai sót trong quá trình phân loại, và làm sao để tất cả mọi người có thể tuân thủ triệt để các quy tắc cơ bản. Bên cạnh đó, trong công tác quản lý vận chuyển cũng không thể thiếu việc trao đổi với các quản lý của công ty vận tải – đối tác của chúng tôi – cũng như với các nhân viên giao hàng trực tiếp lái xe, nhằm thảo luận về việc “làm thế nào để phòng tránh rủi ro và đảm bảo an toàn một cách triệt để”.

Anh có thể giải thích cụ thể công việc phân tích bố trí nhân sự và quy trình làm việc không?

Ví dụ như các sản phẩm phục vụ sự kiện theo mùa, chẳng hạn như bánh Giáng sinh, vào những thời điểm có các mặt hàng này thì lượng hàng hóa đưa vào kho sẽ tăng thêm so với khối lượng thông thường. Nếu quá trình phân loại bị đình trệ thì đồng thời hoạt động giao hàng cũng sẽ bị ảnh hưởng, vì vậy việc xem xét “đặc điểm của từng loại sản phẩm và số lượng đặt hàng”, đồng thời xây dựng “cơ cấu nhân sự cũng như bố trí không gian kho tối ưu” phù hợp với tính chất và khối lượng hàng hóa là điều không thể thiếu. Do đó, việc lập kế hoạch một cách kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng.

Vậy việc lập kế hoạch được tiến hành như thế nào?

Đối với bánh Giáng sinh, ngoài việc dễ bị hư hỏng thì đây còn là sản phẩm đặt trước nên tuyệt đối không được phép thiếu hàng. Bên cạnh đó, do khối lượng hàng hóa tăng lên, cần phải xây dựng quy trình công việc sao cho không gây ảnh hưởng đến việc phân loại các mặt hàng thông thường, đồng thời chuẩn bị các chuyến giao hàng tạm thời để ứng phó với sự gia tăng đột ngột về số lượng. Có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Tôi đã trao đổi với các anh/chị đi trước, vừa suy nghĩ tìm ra phương pháp tối ưu nhằm hạn chế sai sót, vừa phối hợp với các bộ phận liên quan để xây dựng kế hoạch một cách kỹ lưỡng.

Sau khi chuyển việc, có điều gì đã thay đổi không?

Sau khi chuyển việc, lần đầu tiên tôi học được cách vừa chia sẻ suy nghĩ của mình với nhiều người khác nhau, vừa cùng họ tiến hành công việc. Tuy nhiên, trong năm đầu tiên gia nhập công ty, tôi gần như dốc toàn bộ sức lực chỉ để hoàn thành công việc được giao. Bước sang năm thứ hai, tôi đã có thể truyền đạt những ý kiến như “nếu làm theo cách này thì sẽ hiệu quả hơn”, dựa trên kinh nghiệm từ công việc trước đây. Khi nhận được sự thấu hiểu từ các nhân viên làm việc tại hiện trường và công việc trong kho vận hành trôi chảy, tôi đã cảm nhận được một cảm giác thành tựu chưa từng có trước đây.

Xin hãy cho biết điều anh coi trọng trong công việc là gì?

Ví dụ, khi có nhân viên liên tục mắc lỗi làm hư hỏng hàng hóa, thay vì chỉ trích một chiều, tôi luôn chú trọng việc lắng nghe ý kiến của họ và truyền đạt theo cách giúp họ tự nhận ra phương án giải quyết. Với vai trò là người quản lý, việc suy nghĩ về quy trình và dòng chảy công việc là điều cần thiết, nhưng sau cùng thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người. Vì vậy, việc cân nhắc cách thức giao tiếp là điều không thể thiếu.

Anh có lời nhắn gì muốn gửi tới những người đang tìm việc không?

Điểm hấp dẫn lớn nhất của công việc này, theo tôi, là cảm giác không thể có được nếu chỉ đơn thuần làm theo những gì được giao. Ở công việc trước đây, tôi cũng từng chỉ làm việc một cách máy móc theo chỉ dẫn, nên ban đầu không tránh khỏi bỡ ngỡ. Tuy nhiên, khi luôn suy nghĩ thêm “một bước nữa” ngoài những yêu cầu được giao, trao đổi ý kiến với mọi người, rồi tự mình suy nghĩ và thử nghiệm, tôi dần cảm nhận được sự thú vị trong việc tiến gần hơn đến lời giải. Mong rằng mọi người cũng sẽ cảm nhận được “cái hay của công việc” nằm ở chính quá trình không ngừng suy nghĩ đó.